Google adaugă funcții de gestionare a proiectelor în Documente și sunt destul de grozave

Dacă ați fost nevoit vreodată să lucrați la un proiect, știți cât de importantă poate fi gestionarea sarcinilor asociate. Dar unii oameni nu au nevoie de un instrument complet de management de proiect. Sigur, panourile Kanban sunt grozave, iar unii jură pe diagramele Gantt, dar, în anumite cazuri, acele instrumente sunt prea mult.

Dacă sună ca dvs., Google are o nouă funcție în Documente care vă va mulțumi cu siguranță. Această nouă funcție a fost introdusă la scurt timp după ce Google a scos la lumină funcția People Chips (care vă permite să apelați cu ușurință alți utilizatori dintr-un document Google). La scurt timp după această lansare, Google a început să-l supraalimenteze astfel încât să includă nu numai capacitatea de a eticheta utilizatorii, ci și de a lega fișiere, de a adăuga date și multe altele.

Recent, Google a dus această funcție la cote și mai mari, adăugând capacitatea de a urmări starea proiectului. Cu această adăugare, puteți adăuga proiecte, selecta starea acestora, asocia fișiere și adăuga note. Dar mai sunt. Puteți adăuga atât o foaie de parcurs pentru produse, cât și un instrument de urmărire a recenziilor, astfel încât să puteți urmări unde se află un proiect și să urmăriți starea recenziilor pentru diferite sarcini.

Combinați aceste două caracteristici și aveți un instrument de management al proiectelor destul de solid (deși de bază), care poate fi încorporat cu ușurință într-un document Google.

Permiteți-mi să vă arăt cum să utilizați această nouă funcție, care funcționează atât în ​​versiunea gratuită, cât și în versiunea plătită a Google Workspaces.

Cum să adăugați o foaie de parcurs de produs la un document Google

Primul lucru pe care îl veți face este să adăugați o foaie de parcurs de produs într-un document Google. Această caracteristică vă permite să urmăriți starea diferitelor proiecte.

Pentru a adăuga o foaie de parcurs pentru produse (puteți adăuga câte doriți), deschideți un document Google Docs. Plasați cursorul acolo unde doriți să adăugați foaia de parcurs și introduceți un caracter @, care va dezvălui un meniu drop-down în care puteți selecta oricare dintre opțiuni (figura 1).

docsproject1.jpg

Meniul drop-down @ în acțiune pe Google Docs.

Selectați Foaia de parcurs al produsului, iar obiectul va fi adăugat la documentul dvs. (Figura 2).

docsproject2.jpg

Foaia noastră de parcurs pentru produse a fost adăugată la un document Google Docs.

Puteți apoi să tastați numele proiectelor dvs. și să adăugați fișiere și note asociate. De asemenea, puteți modifica starea fiecărui proiect pe măsură ce evoluează făcând clic pe starea derulantă pentru fiecare proiect (Figura 3).

docsproject3.jpg

Modificarea statutului unui proiect este simplă.

În mod implicit, există trei stări predefinite. Dacă trebuie să adăugați mai multe, faceți clic pe o stare dintr-unul dintre proiectele dvs., apoi faceți clic pe Adăugare/Editare opțiuni. În fereastra pop-up rezultată (Figura 4), faceți clic pe Opțiune nouă pentru a adăuga o stare nouă sau puteți edita una dintre stările predefinite.

docsproject4.jpg

Adăugarea unui nou statut pentru foaia de parcurs al proiectului.

De asemenea, puteți adăuga un instrument de urmărire a recenziilor la documentul dvs., ceea ce facilitează urmărirea recenziilor pentru sarcinile proiectului. Această opțiune include numai câmpuri pentru Revizor, Stare și Note (Figura 5).

docsproject5.jpg

Obiectul Review Tracker este adăugat la un document Google Docs.

Puteți adăuga stări noi la obiectul Review Tracker în același mod în care ați făcut-o pentru Foaia de parcurs al proiectului.

Și când rămâneți fără rânduri, faceți clic dreapta pe rândul de jos și selectați Inserare rând de mai jos (Figura 6).

docsproject6.jpg

Adăugarea de noi rânduri la foaia de parcurs al proiectului.

Aceste noi funcții nu îți vor schimba lumea, dar cu siguranță vă fac posibil să urmăriți cum se desfășoară un proiect fără a utiliza un instrument complet de gestionare a proiectelor și totul din confortul Google Docs.

Leave a Comment